Ihre IT-Organisation: lästiger Kostenfaktor oder Innovationstreiber?

Ganzheitlicher Ansatz zur Steigerung der Innovation in produzierenden Unternehmen durch IT

Es gibt zahlreiche vielversprechende neue Technologien und Konzepte wie z.B. Industrie 4.0, IoT, Digitale Zwilling und Digitale Transformation, um sich in den heutzutage hart umkämpften Märkten Wettbewerbsvorteile zu arbeiten bzw. sich zu differenzieren.

Die Umsetzung der genannten Technologien und Konzepten ist schwierig und langsam. Je nach Branche, Unternehmensgröße und Leistungsangebot sind unterschiedliche Umsetzungsgrade zu erkennen.

Gründe dafür sind Schwierigkeiten bei der Steuerung von IT-Investitionen aufgrund fehlender klarer Verbindung zwischen IT-Investitionen und Mehrwert für das operative Business. Eine weitere Ursache ist die fehlende Transparenz zwischen IT und Unternehmensinnovation, was dazu führt, dass das Senior Management nicht von einem „run-the-business“ gegenüber einem „change-the-business“ agiert. Woher weiß das Senior Management, welche Budgets für Technologie ausgeben werden sollten und wie die Zusammenarbeit mit einer IT-Organisation aussehen muss, um die Budgets effizient und sinnvoll auszugeben?

Das Problem ist nicht die Technologie selbst, sondern die Art und Weise, wie IT und das operative Management die Inhalte, den Mehrwert und die Ziele kommunizieren. Jede Seite spricht aneinander vorbei, weil ihnen eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsamer Kontext fehlen.

Ansatz zur Lösung der Herausforderungen

Operatives Management in Unternehmen betrachtet die IT oft als eine Blackbox unerklärlicher, ständig steigender Kosten. Sie selbst haben im Gegenzug jedoch steigende Anforderungen. Eine IT-Organisation liefert Projekte und Services, um das operative Geschäft zu betreiben, zu erweitern und zu optimieren. Dies erfordert das Managen von immer steigender Komplexität. Zur Beherrschung dieser immer steigenden Komplexität gilt es einen geeigneten Ansatz zu finden, der im Folgenden beschrieben wird.

Der Kern des Ansatzes lässt sich in einem einfachen und klaren Satz formulieren:
Unternehmen müssen die IT von notwendigen Kostenfaktor zum Wertschöpfungs-Motor für das Unternehmen transformieren (Bild 1).

 

Bild 1: Entwicklungsstufen einer IT-Organisation

 

Um das zu erreichen folgen Sie der 4 Punkte Strategie:

• Quantifizieren Sie den Wert der digitalen Investitionen der IT, um das Vertrauen Ihres Unternehmens zu gewinnen.
• Optimieren Sie Ihre Betriebskosten und nutzen Sie Einsparungen, um digitale Innovationsinitiativen zu finanzieren.
•  Erhöhen Sie die Rentabilität Ihrer IT-Investitionen, um die Geschäftsleistung zu verbessern.
• Teilen Sie Ihre ohnehin schon existierende Rechenschaftspflicht mit dem operativen Management, indem Sie zeigen, wie der operative Gebrauch von IT die IT-Kosten beeinflusst.

Zur Umsetzung der Strategie führen Sie folgende Schritte durch:

Operativen Mehrwert schärfen: Definieren Sie, welchen Mehrwert Sie in Bezug auf das operative Business liefern.

Transparenz schaffen: Stellen Sie Ihre Ausgaben, Ihren Verbrauch und Ihre Kapazität in einem für Technologie- und Unternehmensentscheider aussagekräftigen Blickwinkel dar.

Mehrwert gegen Bezahlung: Maximieren Sie den Wert durch Focus und zeigen Sie wettbewerbsfähige Kosteneffizienz für die von Ihnen erbrachte Dienstleistungen und Innovationen.

Schärfen Sie das Kostenbewusstsein: Kommunizieren Sie Kosten und Verbrauch in die betroffenen Geschäftsbereiche, um fundierte Trade-Off-Entscheidungen und ein besseres Konsumverhalten zu erzielen.

Planen & Verbessern: Arbeiten Sie eng mit dem operativen Business zusammen, um Ihre jährlichen Budget- und Ressourcenpläne an strategischen Geschäftszielen auszurichten und zu optimieren.

Konkreter Ansatz zum Start

Die beschriebene Vorgehensweise stellt einen ganzheitlichen Ansatz für Unternehmen dar, die eine IT-Organisation nicht als Kostenfaktor sondern als Wertlieferant für Ihr Business sehen wollen. Diese Transformation, die je nach Ausgangspunkt mehrere Jahre dauern wird, sind nahezu alle Unternehmensbereiche involviert und stellt somit ein klassisches Change Projekt auf Unternehmensebene dar. Für den Erfolg solcher Projekte ist ein schrittweises und operativ klar beschreibbares Vorgehen unabdingbar. Sie können jedoch unmittelbar Mehrwert generieren, wenn Sie an der richtigen Stelle beginnen. Starten Sie damit, Transparenz in die Tätigkeiten Ihrer IT-Abteilung zu bringen und Ihre IT-Kosten in Griff zu bekommen.

Projekt 1: IT-Kostenbenchmarking & IT-Kostensenkung

Verwenden Sie Benchmarking, um die Kosteneffizienz Ihrer IT-Organisation zu bewerten, indem Sie Ihre tatsächlichen Kosten und Investitionen mit relevanten Branchen-Peers, Drittanbietern oder intern zwischen Standorten vergleichen. Verwenden Sie Benchmarks, um Ziele für Stückkosten und Kostenquoten festzulegen und diese gegen Kostenüberlegungen wie Sicherheit, Zuverlässigkeit und Leistung abzuwägen.

Rightsourcing hat nach Durchführung eines derartigen Projektes einen Kunden gefragt, ob das Projekt deren Arbeitsweise oder deren Strategie beeinflusst hat. Die Antwort von Dr. Gerald Weber (CEO FFG Europe & Americas) war: „Ja, sogar ganz entscheidend. Das Ergebnis lag nicht nur in der Analyse der heutigen IT-Kosten, sondern in der Prüfung der Angebote der zukünftigen großen IT-Projekte wie PLM und SAP HANA. Die Erkenntnis daraus war, dass das Lastenheft und die Projektorganisation sowie die parallele Abarbeitung bei weitem nicht ausreichend spezifiziert und vorbereitet waren – wir sind quasi [durch das Projekt mit Rightsourcing] professionalisiert worden und haben unsere Prioritäten neu geordnet.“

Bewerten Sie bei einem derartigen Projekt auch die Qualität Ihrer Leistung. Deshalb muss bei der Bewertung der Ergebnisse auch berücksichtigt werden, wie innovativ die implementierten IT-Prozesse sind. Es ist nicht immer besser, billiger zu sein. Wenn die Ausgaben dauerhaft höher sind, sind Sie im Vergleich zu dem betrachten Industriesegment möglicherweise einzigartig (und das Unternehmen hat einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil) oder die Vergleichsdaten sind nicht aussagekräftig. IT-Kosten, die weit unter den Durchschnittswerten liegen, können auf ein höheres Risiko hindeuten, z. B. wenn Ressourcen zu knapp geplant oder dringend benötigte Investitionen in neue Technologien aus Kostengründen aufgeschoben werden.

Die profitabelsten Unternehmen eines Industriesegmentes haben in der Regel bis zu 20% höhere IT-Ausgaben als der Durchschnitt.

Erfahrungen und Standards

Vergleichbare Ansätze wurden bereits in der Vergangenheit in einzelnen Teilen und mit individueller Systematik vor allem von Großunternehmen erfolgreich durchgeführt. In USA hat sich eine Non-Profit-Organisation aus zukunftsorientierten CIOs und leitenden IT-Führungskräften gebildet, die eine zentrale Mission verfolgen: Etablierung und Förderung von Business-Management-Standards und -Praktiken, die es IT-Führungskräften ermöglichen, mit ihren Geschäftspartnern wirkungsvolle Technologiestrategien zu identifizieren und umzusetzen um Unternehmensziele zu erreichen. Unter dem Stichwort “Technology Business Management (TBM)” ist eine Reihe von Disziplinen und Praktiken zur Verwendung von Daten, Analysen und Prozessen zur Verbesserung und Kommunikation des Geschäftswerts von IT.

Der moderne CIO wird zum Meister des Spagats, zumal sich die digitale Innovation so schnell weiter beschleunigt. Die einfache Tatsache ist jedoch, dass CIOs nicht die Zeit haben, sich alle Finanztabellen anzuschauen, um die Daten zu finden, die sie wirklich benötigen. Aus diesem Grund wenden sich viele Unternehmen dem Thema Technologie Business Management (TBM) zu, um sich dieser wachsenden Herausforderung zu stellen.